1 Assistant administratif à Bamako

L’UNICEF recrute : 1 Assistant administratif à Bamako. Contrat temporaire. Date limite : 31 Mars 2026.

• Job no: 591929
• Contract type: Temporary Appointment
• Duty Station: Bamako
• Level: G-5
• Location: Mali
• Categories: Administration

L’UNICEF travaille dans certains des endroits les plus difficiles du monde pour atteindre les enfants les plus défavorisés.

Pour sauver leur vie, pour défendre leurs droits, pour les aider à réaliser leur potentiel.

Dans 190 pays et territoires, nous œuvrons pour chaque enfant, partout, chaque jour, afin de construire un monde meilleur pour tous. Et nous n’abandonnons jamais.

Visit our website pour mieux apprendre sur notre travail à l’UNICEF.

Pour chaque enfant un avenir

Sous la supervision et l’orientation de l’Administrative Associate – Services Généraux, l’Assistant Administratif est chargé d’exécuter un large éventail de tâches de routine pour le Bureau Pays. Ce poste permettra d’apporter des améliorations dans le front desk de l’UNICEF Mali.

Comment vous pouvez faire la difference?

L’Assistant administratif est chargé de la gestion des flux entrants et sortants du bureau de Bamako.  

1. Fonctions clefs
   1. Gestion du courrier physique et électronique
   2. Gestion du registre numérique des courriers
   3. Assistance des visiteurs physiques et virtuels 
   4. Archivage des documents physiques et virtuels 
   5. Appui à la Section Santé
   6. Appui à la Représentation en cas de besoin
2. Responsabilités et tâches connexes
   1. Réceptionner les courriers physiques et par email (lettres, courriels, colis), réponse aux appels téléphoniques, Teams ou autres applications à cet effet ou les transférer aux personnes appropriées
   2. Procéder à l’identification des courriers : vérifier la conformité et l’intégrité ; Procéder au tri et transmission selon l’organisation mise en place ou les destinataires indiquées en fonction de la nature du courrier tout en alertant les équipes des courriers importants ou des communications critiques
   3. Préparer et dispatcher dans les délais, les courriers sortants de la Représentation après traitement
   4.  Respecter les procédures de sécurité pour le traitement des informations confidentielles
   5. Assurer les démarches administratives de la section sante dans la réponse à l’épidémie de la rougeole et de la vaccination en général.
   6. Assurer l’expédition des lettres, tous documents, colis tout en priorisant les courriers urgents 
   7. Documenter et mettre à jour le SharePoint des différentes unités de la section sante          incluant l’immunisation, la sante communautaire, la sante de la mère, de nouveau-né, de l’enfant et de l’adolescent ainsi que la préparation et la réponse aux épidémies.
   8. Tenir un registre numérique chronologique des numéros des courriers sortants (lettres, notes verbales, ordre de mission dans SharePoint)
   9. Procéder à un archivage tant traditionnel que numérique des documents physiques et virtuels selon les politiques du bureau
   10. Collaborer avec l’ensemble des sections et programmes pour assurer une communication efficace
   11. Alerter les équipes des courriers importants ou des communications critiques
   12. Participer à l’amélioration des processus de gestion du courrier et tout autre tâche dans le domaine en fonction des besoins de l’Organisation

Pour être qualifié comme un défenseur de chaque enfant, vous devez avoir:

EDUCATION : Le baccalauréat, diplôme de l’enseignement secondaire est exigé, de préférence complété par des cours techniques ou universitaires en rapport avec le domaine de travail.

EXPERIENCE REQUISE : Une expérience professionnelle d’au moins 5 ans dans le domaine de l’Administration d’une manière générale, ou de la gestion des courriers d’une manière spécifique est requise.

Maitrise des outils bureautiques : Word, Excel, Outlook et éventuellement une application de gestion de courrier.

Une expérience pertinente au sein d’une agence ou d’une organisation du système des Nations unies est considérée comme un atout.

LANGUE : La maîtrise du français et un niveau basic de l’anglais est requis. La connaissance d’autres langues nationales du pays (Bambara, Songhaï, Soninke, Peulh …) est un atout

Désirable:

Expérience professionnelle dans un pays en développement et/ou connaissance des situations d’urgence. Expérience professionnelle dans un pays en développement et/ou connaissance des situations d’urgence.

Pour chaque enfant vous demontrez …

Les valeurs fondamentales de l’UNICEF, à savoir la bienveillance, le respect, l’intégrité, la confiance, la responsabilité et la durabilité, sont à la base de tout ce que nous faisons et de la manière dont nous le faisons. Découvrez notre Charte des valeurs : Valeurs de l’UNICEF

L’UNICEF s’engage à promouvoir la diversité et l’inclusion au sein de son personnel et encourage les candidats qualifiés de tous horizons à postuler.

Les compétences de l’UNICEF requises pour ce poste sont…

• Cultiver la conscience de soi et démontrer un sens de l’éthique
• Innover et épouser le changement
• S’atteler à obtenir des résultats tangibles
• Gérer l’ambiguïté et la complexité
• Penser et agir de manière stratégique
• Travailler de façon collaborative

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